En marcha nueva ley de condominios con participación de diversos sectores

Recientemente, la presidenta de la Comisión de Asuntos del Consumidor, Banca y Seguros, Yashira Lebrón Rodríguez, sometió el proyecto de la Cámara 1874, de su autoría, un nuevo proyecto que regulará la vida en los condominios. La pieza legislativa, que se presentará en audiencias públicas durante la próxima sesión, recogió el insumo de diversos sectores relacionados a la administración de estructuras que se rigen por la ley de propiedad horizontal en Puerto Rico. 

Me complace haber sido parte la discusión que por varios meses sostuvo la representante Lebrón Rodríguez para atemperar la Ley de Condominios a las nuevas realidades que experimenta nuestro país, especialmente luego de las lecciones vividas y aprendidas tras el paso del huracán María. Lograr que se estableciera una medida de avanzada, para que nuestras comunidades se conviertan en espacios donde impere el respeto y la sana convivencia, ha sido un esfuerzo que por muchos años hemos estado reclamando y trabajando junto con un grupo de respetuosos colegas. A todos ellos y a la representante Lebrón Rodríguez mi reconocimiento porque, aunque en el camino tuvimos nuestras diferencias supimos remar en una misma dirección para lograr un Proyecto de ley de vanguardia para nuestro Puerto Rico.

Protocolos de Mantenimiento

El mantenimiento preventivo en los edificios es uno de los elementos más importante del conjunto de responsabilidades de cada una de las administraciones. Este mantenimiento garantiza el buen funcionamiento de toda la infraestructura, el buen uso de los recursos económicos, la preservación del inmueble y, sobre todo, la excelencia en la calidad de vida de los titulares y residentes de los edificios.

Es por ello, que es esencial establecer políticas y protocolos que prevean la totalidad de los esfuerzos necesarios para el sostenimiento de estas estructuras, evitando la pérdida de dinero y prolongando la vida útil de todos los componentes del inmueble.

 

Elementos necesarios para garantizar una mejor calidad de vida en nuestros condominios

El empoderamiento, el deber de fiducia y el conflicto de interés son conceptos de suma importancia cuando nos referimos a la administración de un bien a nombre de otra u otras personas, como lo es la administración de un condominio. A través de mis años de experiencia, lamentablemente, he visto que cuando se trata de pertenecer a una Junta de Directores donde resides los titulares son totalmente apáticos.  La apatía, en estos casos surge, en gran medida, porque los miembros de este tipo de Junta, a pesar de que ofrecen de su tiempo voluntariamente y trabajan con las mejores intenciones, ven como la mayoría de los residentes no valoran el esfuerzo y se dedican a criticar y entorpecer las labores, en lugar de aportar en beneficio del colectivo. Esta actitud trae consecuencias negativas para la comunidad. Si a nadie le interesa lo que sucede en la comunidad, ¿entonces qué pasa?  Empiezan los problemas. 

Cuando compras un apartamento en un condominio, siempre debes tener presente que lo que sucede a tu alrededor te va a afectar de una u otra manera. Es por ello, la importancia de aportar positivamente, aunque sea en menor grado, a la solución de problemas y en la toma de decisiones.  Mientras mayor sea la participación y el empoderamiento de los residentes mejor serán las condiciones en su entorno residencial. Es esencial el empoderamiento de nuestra gente en nuestras comunidades.  

Ahora bien, el empoderamiento de los residentes también conlleva educación, supervisión y control. Es aquí donde entra el deber de fiducia. Los miembros de Juntas de Directores son fiduciarios porque son personas en quienes terceros depositan su confianza y a quienes se les otorgan poderes suficientes en interés de la comunidad, exigiéndose de sus actuaciones, la buena fe, lealtad y diligencia del buen hombre de negocios. Es deber de los miembros de una Junta de Directores adoptar las medidas necesarias para que la administración se lleve a cabo de forma eficiente y honesta.  Para poder ser diligente se deben estudiar y conocer las leyes y reglamentos que rigen la vida en condominios para así realizar una toma de decisiones de manera correcta y efectiva.

Igualmente, es necesario establecer un sistema de supervisión efectivo.  Es responsabilidad de los miembros de una Junta supervisar y asegurarse que todos los procesos se llevan cabalmente de acuerdo con las disposiciones regulatorias por agencias estatales y federales. También es imprescindible adoptar normas y procedimientos por escrito que permitan tener controles internos de administración que sean efectivos y permitan mantener un control fiscal adecuado.

Es importante, además, la creación de políticas sobre la conducta ética que tengan disposiciones que atiendan, situaciones de conflicto de interés o favoritismos, que puedan ser aparentes o reales. Las situaciones de conflicto de interés o favoritismo son muy comunes en la administración de condominios.  El conflicto de interés se da cuando uno o más miembros de una Junta sobreponen su interés personal sobre el de la comunidad, a veces a sabiendas y otras involuntariamente. Esto se debe evitar a toda costa porque eventualmente produce más problemas de los que a veces quisiéramos y, en ocasiones, es tarde cuando se quiere poner un freno.

La buena toma de decisiones en una comunidad es responsabilidad de todos, aunque la carga recaiga sobre la Junta de Directores. Si queremos asegurar una mejor calidad de vida y mantener la competitividad en el mercado de nuestras propiedades a todos nos toca aportar, como decimos los puertorriqueños, nuestro granito de arena.

"Yo me fabrico, me uso y me recomiendo" – Reflexiones de un evento que marcó mi vida

Hace un mes atrás, con motivo de la celebración del Día Internacional de la Mujer, participé junto a un grupo de mujeres extraordinarias del segundo conversatorio Coffee Talk para Mujeres "Yo me fabrico, me uso y me recomiendo", celebrado en la Universidad Metropolitana (UMET) de Cupey. Fui invitada por la profesora y coach, Marla Berdecía, cuya misión es la de impulsar el empoderamiento personal, social y profesional de las féminas en nuestra Isla. El motivo de la invitación fue todo un privilegio para mí y aunque, un poco tarde por los trajines del diario vivir, quiero compartir lo que significó en mi vida esta experiencia.  Como dice el refrán, creo que nunca es tarde cuando la dicha es buena y cuando tienes la oportunidad de destacar aquello que te marca, te permite crecer y te brinda la esperanza de que cosas buenas tienen que suceder para nuestro país.

En primera instancia, la ocasión sirvió para conocer a grandes profesionales que forman parte de las estadísticas que apuntan a que las mujeres son las que, a pesar de la nueva realidad económica que vivimos, están metiendo mano para construir un mejor futuro para el país. En Puerto Rico, según el último censo federal, el 52 por ciento de la población son mujeres. Estadísticas del Departamento del Trabajo indican que un 32 por ciento de la fuerza laboral está compuesta por féminas. Mientras, un 39 por ciento de los hogares en el país son liderados por mujeres. El conversatorio, en el que se expusieron historias de mujeres del sector educativo, de la belleza, de la gastronomía, de la decoración y en el que también participaron líderes sociales y de transformación, abogadas, escritoras e ingenieras, reconfirmó lo que dicen las estadísticas que son miles las mujeres que salen a diario a la calle a levantar sus familias y el país. 

De otra parte, este evento me permitió reflexionar sobre lo mucho que como sociedad nos falta por recorrer para erradicar las desigualdades sociales que vivimos las mujeres. Ciertamente, hemos logrado avances en significar los conocimientos, las capacidades y el liderazgo de nuestras féminas. Pero las estadísticas locales siguen apuntando a que, a pesar de que las mujeres tienen un nivel de educación mayor y que, cada día, son más las que se gradúan de nuestras universidades en comparación con los hombres, las féminas continúan desempeñándose en el sector terciario en un mayor porcentaje. Es decir, ocupan más empleos administrativos de oficina, como secretarias y oficinistas. Mientras, participan muy poco de trabajos ejecutivos y de posiciones de poder. Y no entremos en la discusión relacionada a la remuneración económica según el género porque de seguro no terminaríamos.

Finalmente, con mi participación en el conversatorio y escuchando a las demás exponentes reconocí la necesidad que existe de convertirnos en agentes de cambio y, a través de nuestra historia, poder ofrecerle herramientas a nuestras pares para que sepan que no están solas y que somos la fuerza que, sin lugar a duda, logrará la transformación de nuestro Puerto Rico. Soy vivo ejemplo de lo que es luchar en una industria (ingeniería) en la que las mujeres viven demostrando que podemos ser igual de capaces que nuestros compañeros. Constantemente, somos víctimas del menosprecio porque la gente suele pensar que no somos capaz de resolver problemas o hacer el mismo esfuerzo físico que un hombre. También represento a la mujer jefa de familia que, de un día para otro, se ve en la necesidad de transformarse y dejar a un lado todo lo que conlleva ser empleada para dar paso a su propio negocio. Un negocio propio que te da la libertad de poder cumplir con tus múltiples facetas (madre, jefa de un hogar, profesional, emprendedora) aunque signifique tener que batallar contra miles de obstáculos que no enfrentas cuando tienes un empleo y sueldo seguro. Además, creo firmemente y con esta invitación lo revalidé que debemos unir nuestras voces y contribuir a que más mujeres se empoderen para seguir avanzando en la lucha por alcanzar el sitial que nos corresponde.

Gracias, Marla y a cada una las participantes del conversatorio por compartir sus historias y por lo que aportaron con cada una de ellas. Sigan con su gran misión. A las mujeres que puedan leerme las invito a sacar todo su liderazgo, su lado creativo e innovador, la capacidad innata que tenemos para resolver problemas, y ese don divino que tenemos de sobreponernos a cualquier obstáculo.

Lecciones aprendidas tras el paso de María

El paso de los huracanes Irma y María puso en evidencia las deficiencias en la administración de inmuebles que están cobijados bajo la Ley de Condominios, principalmente la falta de mantenimiento de los sistemas y equipos y la carencia de planes de desastre y emergencias. Entre las responsabilidades que impone la mencionada ley se encuentra el darle mantenimiento de forma adecuada a los equipos y elementos comunes generales de estos inmuebles. Sin embargo, ante el paso de los eventos atmosféricos, muchos condominios vieron sus sistemas de bombeo de agua potable colapsar, elevadores inoperantes, generadores eléctricos que fallaron y otras situaciones que se hubieran evitado si se cumple cabalmente con la Ley.

La primera lección que debemos aprender es lo indispensable que resulta establecer protocolos de mantenimiento efectivos. Para ello, la mejor manera de hacerlo es contando con un Estudio de Reserva que permite planificar, de forma ordenada y a tiempo, los gastos de reparación y los reemplazos mayores de los equipos y elementos comunales de un condominio.  El Estudio de Reserva, que debe realizarlo un profesional cualificado, le brinda a los Consejos de Titulares y Juntas de Directores toda la información concerniente acerca de las condiciones de los distintos equipos y sistemas que forman parte de las áreas comunes y los costos de reparación o reemplazo de estos.  De igual forma, con el Estudio se evalúan los ingresos y balances de la Cuenta de Reserva, que también por ley cada condominio debe poseer. Este análisis detallado permite el desarrollo de un plan adecuado de mantenimiento que estipule el presupuesto y las fechas idóneas para realizar las reparaciones o reemplazos mayores que se necesiten. 

La segunda lección a tener en cuenta es la importancia de tener planes de desastre y emergencia analizados, aprobados, implantados, y practicados. La Ley de Condominios estipula también que estos inmuebles deben aprobar y mantener este tipo de planes, los cuales deben actualizarse, por lo menos, cada tres años. Dicha revisión deberá realizarse en consulta con las entidades gubernamentales, municipales y federales que sean pertinentes para la protección de la vida y la propiedad. Los planes deberán incluir las medidas que se tomarán antes, durante y después de un desastre. También contendrán un plan de racionamiento de servicios y un plan de desalojo. Deberán tomarse las medidas necesarias para que el referido plan se le comunique a todos los titulares de la forma más eficaz y con el tiempo suficiente para ser estudiado y comprendido. La experiencia de los pasados huracanes nos demostró que muchísimos condominios carecen de este tipo de planificación.

Una tercera lección que no debemos dejar pasar es la necesidad de tener agentes administradores que sean profesionales con conocimientos especializados para llevar eficiente y efectivamente la administración del condominio. El agente administrador se ha convertido en una necesidad, particularmente para los complejos que incluyen una cantidad considerable de apartamentos. Un buen administrador con formación administrativa, técnica, legal y comunicacional es un elemento clave para garantizar a los residentes espacios donde impere la sana convivencia y fomentar practicas adecuadas como las que hablamos anteriormente.

Mucho tenemos que aprender de las experiencia que vivimos con Irma y con María. Sobre todo que nunca es tarde para una buena planificación. Es tiempo de dejar a un lado los dimes y diretes que, por lo general, imperan en nuestros condominios y ponernos a remar en una misma dirección por el bien de todos. Aprendamos la lección. 

Proponen enmiendas a proyectos de ley para garantizar buen funcionamiento de urbanizaciones con acceso controlado

La ingeniera Daiana Soto García, experta en administración de condominios y urbanizaciones con control de acceso, propuso hoy a la Legislatura realizar enmiendas importantes a sendos proyectos de ley, que buscan realizar cambios a la forma en que operan las urbanizaciones con acceso controlado en la Isla, para evitar efectos contraproducentes para los residentes de estos espacios de vivienda.

“El propósito de estos proyectos es uno loable. Favorecemos la intención legislativa de realizar cambios que sirvan para que nuestras comunidades se conviertan en espacios donde impere el respeto y la sana convivencia. No obstante, entendemos que ambos proyectos contienen artículos que merecen ser estudiados con mayor profundidad dado que sus efectos podrían ser contraproducentes, para la gran mayoría de los residentes de estas comunidades, en lugar de beneficiosos que es la intención primaria de esta legislación”, destacó Soto García en las vistas públicas que realizó, esta mañana, la Comisión de Asuntos del Consumidor, Banca y Seguros de la Cámara de Representantes.

El P. de la C. 909 busca establecer legislación nueva que permita procedimientos de operación uniforme para las urbanizaciones sometidas al Régimen de Control de Acceso de Puerto Rico. Mientras, el P. de la C. 858 enmendaría la Ley de Control de Acceso de 1987 para establecer, previo a cualquier reclamación judicial, la mediación en los casos de cobro de cuotas de mantenimiento en las urbanizaciones con condiciones restrictivas.

Soto García, quien tiene vasta experiencia en la administración de urbanizaciones con acceso controlado, llamó la atención de los legisladores al advertir que imponer procesos de mediación para alcanzar acuerdos entre los residentes morosos y las Juntas de Directores de las urbanizaciones podría encarecer y alargar indefinidamente las gestiones de cobro por concepto de cuotas de mantenimiento. Esto redundaría, según la experta, en mayores problemas para la operación y buen funcionamiento de estas urbanizaciones.

“La obligatoriedad de ir a un ejercicio de mediación le impone costos adicionales a las Asociaciones de Residentes y tiene como consecuencia que las gestiones de cobro se van alargar indefinidamente. ¿Si el propietario no responde a llamadas, cartas, advertencias, por qué piensa el legislador que se va a someter a un proceso de mediación voluntaria?”, destacó la ingeniera.

La deponente aseguró que, en la práctica, las Juntas de Directores y la Administración de los complejos de viviendas no entablan un pleito judicial contra un propietario moroso por atrasos de tres meses en sus cuotas. 

Soto García dijo que, en primera instancia, se establece un plan de pago que vaya acorde a la situación del propietario y, a la vez, sirva para garantizar el buen funcionamiento de la comunidad. Solo en aquellos casos en los que el propietario evade su responsabilidad y la deuda se acumula por varios meses entonces es que se procede a presentar una reclamación al Tribunal. “Los procesos judiciales son costosos no solo para los propietarios sino también para el aparato administrativo de estas comunidades. Iniciar una reclamación en los tribunales no es una decisión caprichosa, y por lo general, siempre es el último recurso”, aseveró.  

Por otra parte, pidió que se reconsidere la disposición que permitiría la eliminación de los recargos, intereses o penalidades que se imponen a los residentes morosos por entender que este es el único mecanismo que tienen las Juntas de Directores de las urbanizaciones para lograr el cobro de cuotas de mantenimiento. También aseguró que esta disposición a quien penaliza es a los residentes responsables que suelen ser la mayoría.  

“A diferencia de los condominios, donde se pueden cortar los servicios de agua y luz, la única herramienta coercitiva que tenemos en las urbanizaciones para que los propietarios paguen a tiempo sus cuotas, es la imposición de intereses, recargos y penalidades. Si esto se elimina, las urbanizaciones quedarían desprovistas de fuerza para cobrar las cuotas. Además, esta disposición penaliza, únicamente, a los propietarios que son responsables, ya que recae sobre ellos la responsabilidad del mantenimiento de los elementos comunes mientras se libera a los irresponsables de su obligación”, dijo Soto García durante su comparecencia.

De igual forma, solicitó a la comisión cameral que sea cuidadosa y no entregue al Departamento de Asuntos del Consumidor (DACO) toda la jurisdicción para atender los asuntos relacionados al funcionamiento de las urbanizaciones con control de acceso. “DACO es una agencia con distintos mandatos de ley, altamente burocrática y falta de personal para trabajar con el alto volumen de casos que se generaría si tiene que atender todo lo relacionado al funcionamiento de estas urbanizaciones. Sería un trabajo totalmente oneroso, innecesario e inmanejable para esta agencia administrativa y perjudicaría, igualmente, la operación de estos centros residenciales”, afirmó.

Finalmente, entre otras recomendaciones, Soto García exhortó a los representantes a que rescaten una medida que fue atendida, en el 2015, pero que no llegó a convertirse en ley. La medida legislativa permitiría crear una base de datos, que en Puerto Rico no existe, con un perfil estadístico y demográfico de los condominios, urbanizaciones o complejo de vivienda organizados bajo el régimen de propiedad horizontal o sujetos a condiciones restrictivas. La herramienta sería de gran utilidad para la elaboración política pública relacionada a este sector de viviendas. 

 

Estudio de Reserva: Una necesidad

Mi experiencia es que muy pocas Juntas de Directores conocen lo que es un Estudio de Reserva y cuál es su importancia. Entre las responsabilidades que le impone la Ley de Condominios a las Juntas de Directores está el deber de darle mantenimiento de forma adecuada a los equipos y elementos comunes generales del condominio.

El Estudio de Reserva es un reporte detallado que le brinda información a las Juntas de Directores con la cual pueden planificar, de forma ordenada y a tiempo, los gastos de reparación y los reemplazos mayores de los equipos y elementos comunales de su Condominio. Su importancia estriba en proveer la información necesaria para ajustar adecuadamente la aportación a la cuenta de reserva, que por ley cada condominio debe poseer, de forma que se minimice o elimine el riesgo de tener que hacer derramas o lo que es peor, posponer el mantenimiento necesario de los equipos e infraestructura por falta de fondos, lo cual con mucha probabilidad causará una devaluación de la propiedad.

El Estudio de Reserva se divide en dos partes: El Análisis Físico y el Análisis Financiero.

El Análisis Físico contiene información de las condiciones y los costos de reparación/reemplazo de los distintos equipos/áreas que componen las áreas comunes del condominio. Este análisis debe incluir un inventario de todos los componentes y sus cantidades, la vida útil, el tiempo restante que le queda a ese activo de su vida útil, el costo estimado de reemplazo o reparación y la prioridad que debe dársele a este equipo/área.

El Análisis Financiero evalúa los ingresos y el Balance de la Cuenta de Reserva actual, medido en efectivo o un porcentaje de fondos y una recomendación a razón de una contribución a la reserva apropiada. Los gastos operacionales estándares continúan ocurriendo anualmente. En Puerto Rico, la Ley de Condominios, Ley Núm. 104 del 25 de junio de 1958, según enmendada, en su Artículo 38 (d), crea el fondo de reserva y a dicho fondo se tiene que aportar un cinco por ciento (5%) del presupuesto operacional del Condominio. Esta cuenta debe permanecer separada de la cuenta operacional y se deberá nutrir hasta alcanzar una suma igual al dos por ciento (2%) del valor de reconstrucción del Condominio. Pero esta cantidad (5% del Presupuesto Operacional Anual), no necesariamente es la cantidad adecuada que se debe mantener en Reserva para proveer por los costos futuros de reemplazos o reparaciones mayores de los elementos comunes.

El Estudio de Reserva debe incluir una tabla resumiendo el nombre del componente o elemento común general o equipo, la vida útil del mismo, el remanente de la vida útil de cada elemento/equipo/ sistema, el costo unitario y el costo total de reemplazo o reparación. Al final deberá tener la Recomendación de la contribución anual recomendada y el periodo cubierto es de 30 años. Algunos de los elementos comunes, sistemas y equipos que se incluyen en el inventario de este estudio son:

  • Sistema de Distribución de Agua Potable Sistema Pluvial y Alcantarillado/Sanitario
  • Subestaciones
  • Sistemas de Iluminación – Postes, lámparas
  • Elevadores
  • Sistemas de Prevención de Incendios
  • Plantas de Emergencia
  • Sistemas Control de Acceso
  • Jardinería y sus Sistemas de Irrigación
  • Sistema de Bombeo y Purificación Piscinas (recubrimiento)
  • Unidades de Aire Acondicionado
  • Estructuras Comunales, tales como, Casa Club, Piscina, Gazebos, Gimnasio (equipos), techos, pavimento de estacionamientos, aceras y encintados, verjas, muros de contención, canchas de tenis y baloncesto, área de zafacones, etc.

Cada sistema está compuesto por distintos equipos mecánicos y eléctricos, bombas, tuberías, compresores, tanques de agua, de aceite, etc. En la medida en que usted conozca todos los sistemas, equipos e infraestructura de su propiedad, usted podrá desarrollar un plan adecuado de mantenimiento.  El Estudio de Reserva estipula los tiempos y el presupuesto que necesita para las reparaciones y los reemplazos mayores.

Si se sigue la recomendación del Estudio de Reserva para la aportación a la cuenta de reserva, la Asociación se asegura que todos los titulares que sean propietarios a lo largo de esos treinta (30) años, contribuyan al gasto proporcionalmente al tiempo en que han sido dueños. Es la manera más justa. De otra manera, si las reparaciones mayores se hacen a través de derramas, la probabilidad de que usted pague por lo que otros se han disfrutado y usted no, es mucho mayor.

Esto es, los titulares actuales llevan la carga y los que compraron y vendieron en el pasado no contribuyeron a los gastos. El costo de realizar un Estudio de Reserva depende obviamente del tamaño del Condominio, del número de elementos comunes, equipos y/o sistemas y el tiempo requerido para hacer el trabajo de campo para levantar toda la data. El Primer Estudio es el que requiere de más tiempo y esfuerzo para obtener toda la data y hacer el inventario total. Es recomendable actualizar el Estudio de Reserva por lo menos cada tres (3) años, realizando una inspección de campo para verificar la condición y vida útil remanente de cada elemento común, equipo o sistema.

Cuando los activos de la Asociación se mantienen apropiadamente, todos los titulares se benefician porque el valor de su propiedad es mayor. Dado que los mantenimientos, reemplazos se realizan de forma uniforme y consistente, nadie se beneficia por encima de los otros. Lo mejor de todo, ¡NO MÁS DERRAMAS!

Multas y penalidades que resultan en derramas indeseables

¿Sobre quién recae la responsabilidad?
… Sobre la junta de directores.

Las personas que se involucran y dedican de su tiempo personal para trabajar en las Juntas de Directores de sus respectivos condominios, lo hacen, en su inmensa mayoría respondiendo a un interés genuino de aportar positivamente a su comunidad y con el propósito de asegurarse de que las riendas del condominio se llevan correctamente.  El problema con el que me encuentro, en casi el 99% de las ocasiones, es que estos directivos no tienen conocimiento especializado de todas las leyes y reglamentos que rigen la vida en estos inmuebles.  Lamentablemente, el desconocimiento de la Ley no exime de su cumplimiento.  De ahí que surgen las violaciones y, por ende, las multas y penalidades que resultan en la necesidad de hacer derramas indeseables y costosas para pagar por esos errores.  A veces los miembros de Junta no están conscientes que, al querer ser proactivos, solo están poniendo en riesgo su patrimonio personal.

Los miembros de una Junta de Directores tienen una responsabilidad fiduciaria con el Consejo de Titulares.  Son personas en quienes los terceros depositan su confianza y a quienes se otorgan poderes suficientes para realizar negocios en interés del fideicomisario - exigiéndose de sus actuaciones, la buena fe, lealtad y la “diligencia del buen hombre de negocios”. Esto es, ejercer el cuidado necesario para evitar la negligencia. El primer deber de diligencia que tienen los directores de una organización es estar plenamente familiarizados con todas las leyes que los regulan. Las obligaciones de los directores deben ser:

  • Actuar conforme a los objetivos y propósitos de la organización
  • Desempeñar sus funciones en forma prudente y diligente
  • Ejercer sus facultades de forma leal en beneficio de la comunidad.
  • y salvaguardar los activos de la organización que al final, beneficiarán a todos.

Son responsables por las decisiones que tomen – aún después de que ya no forman parte de esa Junta.  Muchos piensan que la Póliza de Directores y Oficiales los cubre por cualquier demanda que pueda surgir.  Esto no es cierto en el caso que se actúe negligentemente.  Con su inacción, pueden causar daño, sin intención de hacerlo.

Es de conocimiento general que el Departamento de Hacienda, específicamente, está auditando las organizaciones sin fines de lucro, como lo son las Asociaciones de Condominios y Consejos de Titulares.  La falta de cumplimiento o violación a las leyes, reglamentos y requisitos conllevan la imposición de multas, en muchos casos severas por parte de las Agencias concernientes.

Algunas de las Leyes, Reglamentos y Requisitos de Agencias del Gobiernos de Puerto Rico que regulan los Consejos de Titulares o Asociaciones de Condominios y las multas/penalidades que conlleva sus violaciones son las siguientes:

  1. LA LEY DE CONDOMINIOS: Esta es una Ley Especial que está fuera del Código Civil y Criminal de P.R.
  2. DACO - REGLAMENTO DE CONDOMINIOS
  3. CUERPO DE BOMBEROS DE PUERTO RICO -  REGLAMENTO DE CERTIFICACIÓN PARA LOS SISTEMAS DE PREVENCIÓN DE INCENDIO
  4. JUNTA DE CALIDAD AMBIENTAL
  5. DEPARTAMENTO DE HACIENDA
  6. FONDO DEL SEGURO DEL ESTADO

En GEAMS PR Inc. sabemos y comprendemos lo que conlleva todo el proceso administrativo y por eso le ofrecemos a las Juntas de Directores un servicio personalizado, ofreciéndole nuestra vasta experiencia y recomendaciones que permitirán elevar la efectividad de la organización y asegurarse de que están cumpliendo con todas las leyes y reglamentaciones vigentes.  Esto lo hacemos llevando a cabo una Auditoría tanto Administrativa como Operacional.  

Una auditoría administrativa es una herramienta de control y evaluación para examinar integralmente su organización con el propósito de descubrir oportunidades para mejorar su administración.

La auditoría operacional es el examen posterior, objetivo y sistemático de la totalidad o parte de las operaciones o actividades de su organización.  Su propósito es determinar los grados de efectividad, economía y eficiencia alcanzados y formular recomendaciones para mejorar las operaciones evaluadas.

La importancia de llevar a cabo estas auditorías estriba en que le dan la seguridad a la Junta de Directores que su Condominio está en cumplimiento.

 

Como evitar desastres en su condominio que afecten la propiedad y la vida

Los Administradores de Propiedades deben conocer y tener un inventario de TODOS los equipos, sistemas y la infraestructura de la cual es responsable. Debe conocer las condiciones de cada uno de ellos y contar con un Plan Maestro (“Master Plan”), que incluya un Plan de Mantenimiento Preventivo y un Plan de Reemplazo y Mejoras. Si un administrador no cuenta con un Plan Maestro a corto (período de 1un año), mediano (período de 3-5 años) y largo plazo (período de 10 años), se arriesga a que ocurran desastres que podrían ser fatales. Además, su presupuesto y operaciones diarias se podrían ver seriamente afectadas.

En mis años de experiencia, he encontrado que el denominador común que causa los mayores desastres es la falta de tener un Plan Maestro. Lamentablemente, la costumbre o norma que utilizan algunos administradores es la de reaccionar ante la Crisis. A esto yo le llamo el Mantenimiento de Crisis, el Mantenimiento de Histeria, el mantenimiento que se produce basado en las fallas.

Primer paso para evitar desastres: Usted como administrador debe tener datos de todos sus equipos y sistemas, de forma tal que usted pueda conocer el desempeño, la confiabilidad y las necesidades de mantenimiento de cada uno. El propósito es poder planificar los trabajos de mantenimiento de cada uno de ellos y, en su momento, el reemplazo de ese equipo o sistema bien sea porque ya alcanzó o pasó su vida útil o porque ya existe en el mercado tecnología de avanzada que permitirá reducir sus costos operacionales y hacerlos más eficientes.

Son muchos los equipos y sistemas que tenemos a cargo, por mencionar algunos:

  • Sistema de Distribución de Agua Potable
  • Sistema Pluvial y Alcantarillado/Sanitario
  • Subestaciones
  • Sistemas de Iluminación – Postes, lámparas
  • Elevadores
  • Sistemas de Prevención de Incendios
  • Plantas de Emergencia
  • Sistemas Control de Acceso
  • Sistema de Bombeo y Purificación Piscinas
  • Unidades de Aire Acondicionado
  • Estructuras Comunales, tales como, Piscina, Gazebos, techos, pavimento de estacionamientos, aceras y encintados, etc.

Cada sistema está compuesto por distintos equipos mecánicos y eléctricos, bombas, tuberías, compresores, tanques de agua, de aceite, etc.  En la medida en que usted conozca todos los sistemas, equipos e infraestructura de su propiedad, usted podrá desarrollar un Plan adecuado de mantenimiento y determinar los tiempos y el presupuesto que necesita para reparaciones y para mejoras. De igual forma, esto servirá para establecer si su cuenta de reserva es adecuada. Si usted no conoce sus equipos, sus sistemas, su infraestructura, se arriesga a que ocurran desastres que puedan afectar incluso la vida de las personas que viven y trabajan en la propiedad. 

Siete pasos básicos para realizar un proyecto exitoso

Una de las principales razones para que un proyecto fracase es una mala planificación.  Un proyecto está destinado al fracaso si dictamos en forma arbitraria todas las variables que componen el mismo.  Para llevar a cabo de forma exitosa un proyecto se debe tener en cuenta las siguientes áreas: el alcance del proyecto, el tiempo, los recursos humanos, la comunicación, los riesgos envueltos y la integración total.

Un proyecto es el conjunto de actividades coordinadas e interrelacionadas que buscan cumplir con un cierto objetivo específico. Este objetivo debe ser alcanzado dentro de los límites que imponen un lapso previamente definido, calidades establecidas y respetando un presupuesto. Así pues, para que un proyecto sea exitoso, debe cumplir con su(s) objetivo(s), en el período de tiempo definido y respetando el presupuesto establecido.

Para poder llevar a cabo un proyecto desde su conceptualización hasta el final, de forma exitosa, es necesario que llevemos a cabo, como mínimo, los siguientes pasos.

  1. Establezca los límites del proyecto
  2. Recopile toda la información necesaria acerca del proyecto que se va a realizar.
  3. Redacte una solicitud de propuesta “Request for Proposal”
  4. Una Solicitud de Propuesta o RFP, por sus siglas en inglés, es un documento que describe las necesidades del proyecto y pide propuestas de soluciones, junto con el precio, el tiempo y otros detalles, a vendedores calificados. Cuando están bien elaboradas dan acceso a proveedores y soluciones de alta calidad y aseguran que el proyecto se complete según lo planificado.
  5. Distribuya adecuadamente la solicitud de propuesta
  6. Todo su trabajo será en vano si los posibles proveedores no ven la Solicitud. Determine dónde y cómo publicará su Solicitud de Propuesta. Esto dependerá de los tipos de proveedores que desea alcanzar. Asegúrese de invitar a cotizar a compañías responsables, de buena reputación, reconocidas, sólidas y que cuenten con personal altamente capacitado y adiestrado.
  7. Reúnase con los licitadores.
  8. Evalúe adecuadamente las propuestas.
  9. Negocie las condiciones del contrato.
  10. Ejecute la obra de acuerdo a las condiciones contractuales definidas.