Estudio de Reserva: Una necesidad

Mi experiencia es que muy pocas Juntas de Directores conocen lo que es un Estudio de Reserva y cuál es su importancia. Entre las responsabilidades que le impone la Ley de Condominios a las Juntas de Directores está el deber de darle mantenimiento de forma adecuada a los equipos y elementos comunes generales del condominio.

El Estudio de Reserva es un reporte detallado que le brinda información a las Juntas de Directores con la cual pueden planificar, de forma ordenada y a tiempo, los gastos de reparación y los reemplazos mayores de los equipos y elementos comunales de su Condominio. Su importancia estriba en proveer la información necesaria para ajustar adecuadamente la aportación a la cuenta de reserva, que por ley cada condominio debe poseer, de forma que se minimice o elimine el riesgo de tener que hacer derramas o lo que es peor, posponer el mantenimiento necesario de los equipos e infraestructura por falta de fondos, lo cual con mucha probabilidad causará una devaluación de la propiedad.

El Estudio de Reserva se divide en dos partes: El Análisis Físico y el Análisis Financiero.

El Análisis Físico contiene información de las condiciones y los costos de reparación/reemplazo de los distintos equipos/áreas que componen las áreas comunes del condominio. Este análisis debe incluir un inventario de todos los componentes y sus cantidades, la vida útil, el tiempo restante que le queda a ese activo de su vida útil, el costo estimado de reemplazo o reparación y la prioridad que debe dársele a este equipo/área.

El Análisis Financiero evalúa los ingresos y el Balance de la Cuenta de Reserva actual, medido en efectivo o un porcentaje de fondos y una recomendación a razón de una contribución a la reserva apropiada. Los gastos operacionales estándares continúan ocurriendo anualmente. En Puerto Rico, la Ley de Condominios, Ley Núm. 104 del 25 de junio de 1958, según enmendada, en su Artículo 38 (d), crea el fondo de reserva y a dicho fondo se tiene que aportar un cinco por ciento (5%) del presupuesto operacional del Condominio. Esta cuenta debe permanecer separada de la cuenta operacional y se deberá nutrir hasta alcanzar una suma igual al dos por ciento (2%) del valor de reconstrucción del Condominio. Pero esta cantidad (5% del Presupuesto Operacional Anual), no necesariamente es la cantidad adecuada que se debe mantener en Reserva para proveer por los costos futuros de reemplazos o reparaciones mayores de los elementos comunes.

El Estudio de Reserva debe incluir una tabla resumiendo el nombre del componente o elemento común general o equipo, la vida útil del mismo, el remanente de la vida útil de cada elemento/equipo/ sistema, el costo unitario y el costo total de reemplazo o reparación. Al final deberá tener la Recomendación de la contribución anual recomendada y el periodo cubierto es de 30 años. Algunos de los elementos comunes, sistemas y equipos que se incluyen en el inventario de este estudio son:

  • Sistema de Distribución de Agua Potable Sistema Pluvial y Alcantarillado/Sanitario
  • Subestaciones
  • Sistemas de Iluminación – Postes, lámparas
  • Elevadores
  • Sistemas de Prevención de Incendios
  • Plantas de Emergencia
  • Sistemas Control de Acceso
  • Jardinería y sus Sistemas de Irrigación
  • Sistema de Bombeo y Purificación Piscinas (recubrimiento)
  • Unidades de Aire Acondicionado
  • Estructuras Comunales, tales como, Casa Club, Piscina, Gazebos, Gimnasio (equipos), techos, pavimento de estacionamientos, aceras y encintados, verjas, muros de contención, canchas de tenis y baloncesto, área de zafacones, etc.

Cada sistema está compuesto por distintos equipos mecánicos y eléctricos, bombas, tuberías, compresores, tanques de agua, de aceite, etc. En la medida en que usted conozca todos los sistemas, equipos e infraestructura de su propiedad, usted podrá desarrollar un plan adecuado de mantenimiento.  El Estudio de Reserva estipula los tiempos y el presupuesto que necesita para las reparaciones y los reemplazos mayores.

Si se sigue la recomendación del Estudio de Reserva para la aportación a la cuenta de reserva, la Asociación se asegura que todos los titulares que sean propietarios a lo largo de esos treinta (30) años, contribuyan al gasto proporcionalmente al tiempo en que han sido dueños. Es la manera más justa. De otra manera, si las reparaciones mayores se hacen a través de derramas, la probabilidad de que usted pague por lo que otros se han disfrutado y usted no, es mucho mayor.

Esto es, los titulares actuales llevan la carga y los que compraron y vendieron en el pasado no contribuyeron a los gastos. El costo de realizar un Estudio de Reserva depende obviamente del tamaño del Condominio, del número de elementos comunes, equipos y/o sistemas y el tiempo requerido para hacer el trabajo de campo para levantar toda la data. El Primer Estudio es el que requiere de más tiempo y esfuerzo para obtener toda la data y hacer el inventario total. Es recomendable actualizar el Estudio de Reserva por lo menos cada tres (3) años, realizando una inspección de campo para verificar la condición y vida útil remanente de cada elemento común, equipo o sistema.

Cuando los activos de la Asociación se mantienen apropiadamente, todos los titulares se benefician porque el valor de su propiedad es mayor. Dado que los mantenimientos, reemplazos se realizan de forma uniforme y consistente, nadie se beneficia por encima de los otros. Lo mejor de todo, ¡NO MÁS DERRAMAS!