Multas y penalidades que resultan en derramas indeseables

¿Sobre quién recae la responsabilidad?
… Sobre la junta de directores.

Las personas que se involucran y dedican de su tiempo personal para trabajar en las Juntas de Directores de sus respectivos condominios, lo hacen, en su inmensa mayoría respondiendo a un interés genuino de aportar positivamente a su comunidad y con el propósito de asegurarse de que las riendas del condominio se llevan correctamente.  El problema con el que me encuentro, en casi el 99% de las ocasiones, es que estos directivos no tienen conocimiento especializado de todas las leyes y reglamentos que rigen la vida en estos inmuebles.  Lamentablemente, el desconocimiento de la Ley no exime de su cumplimiento.  De ahí que surgen las violaciones y, por ende, las multas y penalidades que resultan en la necesidad de hacer derramas indeseables y costosas para pagar por esos errores.  A veces los miembros de Junta no están conscientes que, al querer ser proactivos, solo están poniendo en riesgo su patrimonio personal.

Los miembros de una Junta de Directores tienen una responsabilidad fiduciaria con el Consejo de Titulares.  Son personas en quienes los terceros depositan su confianza y a quienes se otorgan poderes suficientes para realizar negocios en interés del fideicomisario - exigiéndose de sus actuaciones, la buena fe, lealtad y la “diligencia del buen hombre de negocios”. Esto es, ejercer el cuidado necesario para evitar la negligencia. El primer deber de diligencia que tienen los directores de una organización es estar plenamente familiarizados con todas las leyes que los regulan. Las obligaciones de los directores deben ser:

  • Actuar conforme a los objetivos y propósitos de la organización
  • Desempeñar sus funciones en forma prudente y diligente
  • Ejercer sus facultades de forma leal en beneficio de la comunidad.
  • y salvaguardar los activos de la organización que al final, beneficiarán a todos.

Son responsables por las decisiones que tomen – aún después de que ya no forman parte de esa Junta.  Muchos piensan que la Póliza de Directores y Oficiales los cubre por cualquier demanda que pueda surgir.  Esto no es cierto en el caso que se actúe negligentemente.  Con su inacción, pueden causar daño, sin intención de hacerlo.

Es de conocimiento general que el Departamento de Hacienda, específicamente, está auditando las organizaciones sin fines de lucro, como lo son las Asociaciones de Condominios y Consejos de Titulares.  La falta de cumplimiento o violación a las leyes, reglamentos y requisitos conllevan la imposición de multas, en muchos casos severas por parte de las Agencias concernientes.

Algunas de las Leyes, Reglamentos y Requisitos de Agencias del Gobiernos de Puerto Rico que regulan los Consejos de Titulares o Asociaciones de Condominios y las multas/penalidades que conlleva sus violaciones son las siguientes:

  1. LA LEY DE CONDOMINIOS: Esta es una Ley Especial que está fuera del Código Civil y Criminal de P.R.
  2. DACO - REGLAMENTO DE CONDOMINIOS
  3. CUERPO DE BOMBEROS DE PUERTO RICO -  REGLAMENTO DE CERTIFICACIÓN PARA LOS SISTEMAS DE PREVENCIÓN DE INCENDIO
  4. JUNTA DE CALIDAD AMBIENTAL
  5. DEPARTAMENTO DE HACIENDA
  6. FONDO DEL SEGURO DEL ESTADO

En GEAMS PR Inc. sabemos y comprendemos lo que conlleva todo el proceso administrativo y por eso le ofrecemos a las Juntas de Directores un servicio personalizado, ofreciéndole nuestra vasta experiencia y recomendaciones que permitirán elevar la efectividad de la organización y asegurarse de que están cumpliendo con todas las leyes y reglamentaciones vigentes.  Esto lo hacemos llevando a cabo una Auditoría tanto Administrativa como Operacional.  

Una auditoría administrativa es una herramienta de control y evaluación para examinar integralmente su organización con el propósito de descubrir oportunidades para mejorar su administración.

La auditoría operacional es el examen posterior, objetivo y sistemático de la totalidad o parte de las operaciones o actividades de su organización.  Su propósito es determinar los grados de efectividad, economía y eficiencia alcanzados y formular recomendaciones para mejorar las operaciones evaluadas.

La importancia de llevar a cabo estas auditorías estriba en que le dan la seguridad a la Junta de Directores que su Condominio está en cumplimiento.